Главная » Статьи

Microsoft Project

Планирование ресурсов

Назначение ресурсов задачам 

На панели «консультанта» Ресурсы щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам.

Панель Назначение ресурсов предлагает вам последовательно выбирать каждую задачу, которой нужно назначать ресурсы, и щелчком ссылки Назначить ресурсы вызывать окно Назначение ресурсов, содержащее список исполнителей. Для назначения нескольких ресурсов щелкайте их, удерживая клавишу Ctrl.

Кроме того, вы можете вызывать уже хорошо знакомое окно Сведения о задаче, вкладка Ресурсы которого служит именно для назначения ресурсов задачам.

Основной вопрос - как правильно назначить ресурсы. И готов ли проект Microsoft Project к тому, чтобы назначать ресурсы. Не нуждается ли он в некоторых усовершенствованиях?

Вы, конечно, можете назначать ресурсы для выполнения суммарных задач, и даже для выполнения суммарной задачи проекта. Но только управлению проектом это, наверное, не поможет...

Согласно разнарядке на работы, которую мы получили, решив в разделе «Решение задачи о назначениях при помощи Microsoft Excel» задачу о назначениях сценаристов в этом проекте, из состава группы 1 в работе должны участвовать Профи 1 и Профи 2, из группы 2 - только Любитель 1, а из группы 3 -Студент 1 и Студент 2. Значит можно назначить на выполнение задачи 2.1 «Подготовка вариантов сценариев» сценаристов Профи 1 и Профи 2, на выполнение задачи 3.1 с тем же именем - Любителя 1, а на выполнение одноименной 4.1 - Студентов 1 и 2. Формально это будет абсолютно корректно, а главное - проект, таким образом, конечно же, будет выполнен.

Но такой вариант не учитывает всех аспектов решения задачи о персонале, которое мы нашли, поставив задачу минимизировать использование человеческих ресурсов. Давайте попытаемся отразить в нашем проекте все аспекты решения задачи о персонале - иначе для чего же мы ее, спрашивается, решали?

Итак, Профи 1 пишет один сценарий (и должен сделать два варианта, так как его коэффициент качества - 1/2), Профи 2-24 сценария (36 вариантов), Любитель 1-24 сценария (36 варианта), Студент 1-5 сценариев (20 вариантов), Студент 2-6 сценариев (12 вариантов). Скорость Профи 1-4 варианта в день, Профи 2 и Любителя 1-3 варианта в день, Студента 1-2 варианта в день, Студента 2-1 вариант в день.

Найдем время, которое потребуется каждому из исполнителей для выполнения задачи.

Что делать дальше? Конечно же создавать подзадачи для задач 2.1 (сценарии № 1 и №№ 2-25), 3.1 (сценарии №№ 26-49) и 4.1 (сценарии №№ 50-54 и 55-60), назначать им соответствующих исполнителей и время выполнения. Всем остальным задачам тоже необходимо назначать исполнителей: задаче 1.1-Юриста, 1.2 - Финансиста, 2.2, 3.2 и 4.2 - Рецензентов 1, 2 и 3, 5.1. и 5.2 - Руководителя.

Чтобы легче было вводить данные проекта, воспользуйтесь следующей таблицей, в которой оставлены подзадачи не выше второго уровня:

 

Обратите ваше внимание на то, что, назначив ресурсы именно таким образом, мы сэкономим 13,5 человеко-дней, которые можно использовать в других проектах.

По мере внесения изменений обратите внимание на то, как на диаграмме Ганта появляются имена ресурсов.

Внесите изменения в проект, назначьте ресурсы задачам. Сверьте результат.

 

Вы заметили, что продолжительность проекта сократилась до 13,5 дней? А произошло это, как только мы изменили график работы Руководителя, сделав для него субботу рабочим днем.

Давайте теперь вспомним о том, что Рецензенты 2 и 3 потратят вообще-то не все свое рабочее время на изучение вариантов сценариев. В то время как Рецензент 1 получит 38 вариантов сценариев, то есть будет загружен полностью, Рецензент 2 получит только 36 вариантов, а Рецензент 3 - только 32

 

Есть и второй вариант, который в данном случае может быть более удобен для учета рабочего времени проекта: при тех же трудозатратах снизить Рецензентам 2 и 3 загрузку, то есть долю использования ресурса, Назначенного задаче; в терминах Microsoft Project - единицы назначения. По умолчанию единицы назначения отображаются в процентах, на вкладке Планирование окна Параметры (команда Сервис (Параметры) можно задать показ единиц назначения в числовых значениях.

чтобы внести такие изменения, выберите задачу, для которой следует изменить трудозатраты, единицы назначения или общую длительность (это не может быть суммарная задача) и щелкните внизу панели «консультанта» Назначение ресурсов ссылку Изменить сведения о задаче или назначении.

Появится панель Форма задач, в которой и нужно внести изменения.

Значения единиц назначения, отличные от 100%, появятся на диаграмме Ганта рядом с именами исполнителей.

Внесите изменения в трудозатраты Рецензента 2 и Рецензента 3. Сверьте результат (рис.).

Вообще-то было бы проще, рассчитав единицы назначения, ввести их на вкладке Ресурсы окна Сведения о задаче. В таком случае Microsoft Project возьмет расчет трудозатрат на себя - проверьте.

Щелкните ссылку Готово в нижней части панели Назначение ресурсов.


Вспомогательная информация о ресурсах

На панели Ресурсы щелкните ссылку Добавление дополнительных сведений о ресурсе или ссылки на них.

Панель Добавление сведений позволяет добавлять к проекту заметки и гиперссылки. Надо сказать, что процедура добавления сведений о ресурсах ничем не отличается от процедуры добавления сведений о задачах (раздел «Добавление заметок и гиперссылок»). Напомню, что добавлять можно вспомогательные сведения, уточняющие, расширяющие или дополняющие данные проекта. Это могут быть обычные заметки с напоминаниями, адреса сайтов, разнообразные документы, отчеты, диаграммы, рисунки, фотографии, слайды Microsoft PowerPoint, медиа-файлы (аудио, видео) и пр. Чтобы не проходить «мимо» этого этапа, можно добавить к ресурсу Руководитель заметку «Это я».

Добавьте заметку к ресурсу Руководитель. Щелкните ссылку Готово.

Особые сведения о ресурсах

Щелкните ссылку Добавление столбцов для особых сведений.

Что-то подобное было при добавлении столбцов для задач, помните (раздел «Добавление полей или столбцов»)? Здесь - практически то же самое, можно добавлять стандартные или настраиваемые поля, причем настраиваемые поля в точности те же самые. Стандартные поля немного другие, остановимся на них чуть подробнее:

Добавлять поля пока не будем. Для удобства повторим в этом разделе таблицу с описанием настраиваемых полей.

Щелкните ссылку Готово.

Ссылку Публикация данных проекта на сервере можно пока не трогать - как вы уже знаете, для публикации нужен Microsoft Project Server, которым мы не пользуемся.

Задача, оптимизирующая расходы

Формулировка задачи

Формулируя задачу о назначениях, мы совершенно упустили из виду финансовые аспекты нашей деятельности. Переменные:

A1- количество итоговых сценариев от Профи 1;
А2 - количество итоговых сценариев от Профи 2;
А3 - количество итоговых сценариев от Профи 3;
B1- количество итоговых сценариев от Любителя 1;
B2 - количество итоговых сценариев от Любителя 2;
B3 - количество итоговых сценариев от Любителя 3;
С1 - количество итоговых сценариев от Студента 1;
С2 - количество итоговых сценариев от Студента 2;
С3 - количество итоговых сценариев от Студента 3.

Общие ограничения:

А1 > 0; А1 целое;

А2 > 0; А2 целое;

А3 > 0; А3 целое;

В1 > 0; В1 целое;

В2 > 0; В2 целое;

В3 > 0; В3 целое;

С1 >0; С1 целое;

С2 > 0;С2 целое;

С3 > 0; С3 целое.

Специальные ограничения:

(1)  А, + А2 + А3 + В1 + В2 + В3 + Сх + С2 + С3 = 60;

(2)  A1 < 12 * 4 * 1/2;

(3)  А2 < 12 * 3 * 2/3;

(4)  А3 < 12 * 3 * 1/3;

(5)  B1 < 12 * 3 * 2/3;

(6)  В2 < 12 * 3 * 1/3;

(7)  В3 < 12 * 2 * 1/4;

(8)  С2 < 12 * 2 * 1/4;

(9)  С2 < 12 * 1 * 1/2;

(10) С3 < 12 * 1 * 1/3;

(11) 2 А3 + 1,5 А2 + 3 А1 <= 38;

(12) 1,5 Вх + 3 В2 + 4 В3 <= 38;

(13) 4 С1 + 2 С2 + 3 С3 <= 38.

И все бы хорошо, да что-то не так! Наша целевая функция:

Z = A1/(4*1/2) + А2/(З*2/3) + А3/(3*1/3) + В1(3*2/3) + B2/(3*l/3) + В3/(2*1/4) + С1/(2*1/4) + С2/(l*l/2) + С3/(l*l/3) -> min

ориентирована на оптимизацию трудозатрат. О деньгах никто и не подумал. А надо было поинтересоваться в бухгалтерии, по каким ставкам работают наши сценаристы, и описать целевую функцию, стремящуюся к минимизации денежных затрат...

Хорошо, поинтересовались. Вот эти ставки:

 

Как видите, разброс довольно велик - от 50 долларов, которые Профи 1 требует за каждый написанный им вариант, до 10 долларов за вариант, которыми довольствуются студенты. Целевая же функция, очевидно, должна выглядеть так:

Z= (50*A1)/(1/2) + (40*А2)/(2/3) + (30*А3)/(1/3) + (40*B1)/(2/3) + (20*В2)/(1/3) + (20*B3)/(1/4) + (10* С1)/(1/4) + (10*С2) / (1/2) + (10*С3) /(1/3) -> min

Решение задачи

Чтобы решить заново сформулированную задачу о назначениях, потребуется внести в рабочую книг, которую мы использовали для решения задачи, совсем небольшие изменения.

Сравните последний вариант рабочего листа для задачи о назначениях (с трудозатратами) и новый (с гонорарами).

 

Кстати, на последнем рисунке задача уже решена, и наши планы, как видите, кардинально изменились. Вот как теперь выглядит наша разнарядка для исполнителей, которая позволит нам истратить на создание вариантов сценариев минимальную сумму - 3180 долларов:

 

Каждому рецензенту придется прочитать 36 вариантов сценариев. Теперь придется исправить ряд задач и переназначить ресурсы. Для этого давайте научимся изменять назначение ресурсов.

Отредактируйте название задачи 2.1.1 (должно быть «Сценарии №№ 1-24»).

Чтобы назначить задаче 2.1.1 «Сценарии №№ 1-24» вместо ресурса Профи 1 ресурс Профи 2, можно вернуться к панели «консультанта» Назначение ресурсов, выбрать задачу 2.1.1, щелкнуть на панели «консультанта» ссылку Назначить ресурсы и в окне Назначение ресурсов либо удалить кнопкой Удалить ресурс Профи 1 и назначать кнопкой Назначить вместо него ресурс Профи 2, либо (что проще) заменить ресурс Профи 1 на Профи 2 кнопкой Заменить -появится окно Замена ресурса.

Впрочем, еще проще сделать это при помощи уже хорошо известного окна Сведения о задаче.

Отредактируйте задачи проекта, которые необходимо исправить в связи с переназначением ресурсов, удалите ненужные задачи, введите новые.

Исправьте длительности задач для сценаристов. Исправьте значения загрузки для рецензентов. Сверьте результат.

Управление затратами в Microsoft Project

Денежная единица

Microsoft Project по умолчанию использует ту денежную единицу, которая принята за основную в параметрах операционной системы. В параметрах Windows XP для русского языка это рубль.

Если вы хотите изменить денежную единицу, которую использует операционная система на вашем компьютере по умолчанию, например на доллар или евро, откройте при помощи Панели управления окно Язык и региональные стандарты. На вкладке Региональные параметры щелкните кнопку Настройка и в появившемся окне Настройка региональных параметров перейдите на вкладку Денежная единица.

Если вы хотите, чтобы в дальнейшем все ваши отчеты были оформлены грамотно и правильно, обратите внимание на параметры формата отображения денежных сумм. По правилам российской бухгалтерии обозначение рубля ставится после суммы, отделяя его пробелом, целая и дробная часть суммы разделяются запятой, а группы разрядов - пробелами, если в группе тысяч больше одной цифры. В американском учете (US GAAP) принято ставить обозначения доллара перед суммой и без пробела, целую и дробную части разделять точкой, а группы разрядов - запятыми.

При этом, чтобы русский текст выглядел грамотно, долларовые суммы в нем следует обозначать по русским национальным правилам (не «$1,234,567.89», а «1 234 567,89 дол.»)... Одним словом, если хотите выглядеть человеком, обученным и русской грамоте, и американской бухгалтерии, используйте в основном тексте правила русского языка, а в таблицах и формах отчетов - нотацию US GAAP.

Для проекта потребуется использование доллара в качестве денежной единицы, но если вы не хотите переопределять для этого глобальные на стройки операционной системы, можно поступить иначе - сделать доллар денежной единицей, принятой в данном проекте Microsoft Project. Кстати, имейте в виду, что Microsoft Project - не Microsoft Excel, и не может использовать в одном документе разные денежные единицы. Если в своей практике вы используете несколько валют, то для Microsoft Project вам придется пересчитывать все в одну валюту.

Чтобы переопределить валюту, используемую в проекте по умолчанию, в меню Сервис выберите Параметры и внесите необходимые изменения в секции Параметры валюты.

Сделайте доллар денежной единицей по умолчанию для проекта «Русский ролик».

Затраты на трудовые ресурсы

Переведите Microsoft Project в режим просмотра списка ресурсов (команда Вид - Лист ресурсов).

Затраты на трудовые ресурсы, то есть на оплату труда, Microsoft Project умеет рассчитывать одним-единственным способом - в количестве денежных единиц за единицу времени. С денежной единицей мы уже разобрались. Единицами времени могут быть минута, час, неделя, месяц или год. Вот сколько (в долларах) зарабатывают наши подопечные в единицу времени (при полной загрузке, конечно):

 

Вышеприведенная таблица, точнее, ее шапка, нуждается в комментариях. То, что в дне 8 часов, а в неделе 5 дней, не вызывает сомнений. С месяцем и годом сложнее. Число рабочих дней в месяце варьируется от 19 (февраль обычного года) до 23 (июль, август, октябрь). Microsoft Project по умолчанию считает, что месяце 20, а в году - 260 рабочих дней (или ровно 52 пятидневные недели), что совершенно нелогично, если учесть, что 20 х 12 = 240, а 260/12 = 21 2/3. При этом если число дней в месяце еще можно изменить на вкладке «Календарь» окна «Параметры», то число дней в году нельзя изменить никак.

На самом же деле в обычном (не високосном) году, учитывая ст. 112 Трудового кодекса, всего 252 рабочих дня, то есть ровно 21 рабочий день в месяце. Вы должны очень хорошо понимать, в чем именно измеряете трудозатраты, имея дело с Microsoft Project. По умолчанию Microsoft Project использует часы. Что касается минут - в столбце «Минуты» большая часть значений в действительности представляет собой периодические дроби.

 

По умолчанию все ставки Microsoft Project равны 0,00 денежной единицы в час. Если вы введете в поле ставки только число, оно будет преобразовано программой в соответствующую почасовую ставку. Например, «5» Microsoft Project «поймет» как «$5,00/ч». Если вы хотите ввести поминутную ставку, наберите «0,08/м», дневную- «40/д», недельную- «200/н», помесячную- «800/мес», годовую- «9600/г». На вкладке Планирование окна Параметры имеется инструмент изменения способа ввода трудозатрат по умолчанию, но, к сожалению, он не работает - что бы вы с ним ни сделали, Microsoft Project все равно будет по умолчанию вводить ставки в расчете на час. Так что удобнее всего вводить именно почасовые ставки.

Введите в листе ресурсов почасовые ставки для сценаристов. Сверьте результат.

Помните минимальное значение затрат на проект, которое мы нашли, решив задачу оптимизации затрат методом линейного программирования? Правильно, 3180 долларов. А теперь посмотрим статистику проекта (в меню Проект выберите Сведения о проекте и в окне Сведения о проекте щелкните кнопку Статистика): текущие затраты - те же 3180 долларов.

Остальные участники проекта, они же трудовые ресурсы, - Рецензенты, Юрист, Финансист и вы, Руководитель проекта, - являетесь штатными сотрудниками агентства «Русский ролик», получаете фиксированную зарплату, учитывать которую в затратах на проект нет надобности. Главное - что Microsoft Project учел соответствующие единицы назначений.

Чтобы знания о назначении ресурсов задачам были полными, необходимо рассмотреть пример назначения материального ресурса.

Затраты на материальные ресурсы

Какой бы материальный ресурс ввести в проект? Амортизацию компьютеров и мебели, аренду офиса, плату за электричество, телефон и доступ в Интернет бухгалтерия считает и без нас. Что же мы тратим? Правильно - бумагу!

А точнее, мы печатаем так называемые «твердые копии». Стоимость одного листа твердой копии складывается из стоимости листа бумаги и удельной стоимости принтерного тонера, умноженных на общее количество распечаток, необходимых для получения чистовой распечатки. Встречаются разные оценки средней стоимости одного листа твердой копии. Кроме того, в каждой организации стоимость твердой копии может быть своя.

В агентстве «Русский ролик» один лист твердой копии стоит 1 доллар.

Добавьте в лист ресурсов материальный ресурс «Твердая копия» с единицей измерения «Лист» и стандартной ставкой 1 доллар.

 

Для выполнения проекта Юристу придется напечатать 20 листов договоров и приложений, Финансисту - 50 листов смет и прочих финансовых документов, каждому Рецензенту- 36 листов сценариев (сценарий рекламного ролика умещается на одну страницу). Вам (Руководителю) придется напечатать 130 листов итоговой проектной документации и минимум 20 листов отчетов по проекту.

Таким образом, затраты материальных ресурсов для данного проекта:

Общие затраты на проект должны составить 3180 + 328 = 3508 долларов.

Переведите Microsoft Project в режим просмотра диаграммы Ганта (команда Вид-Диаграмма Ганта).

Любым из известных способов назначьте задачам 1.1, 1.2, 2.2, 3.2, 4.2 и 5.1 материальный ресурс «Твердая копия» с соответствующим числом единиц на значения.

Статистика проекта - если все сделано правильно, то мы увидим значение текущих затрат 3508 долларов.

Мы закончили планирование проекта. Мы определили проект, его рабочее время и задачи, распланировали рабочие и материальные ресурсы и определили их стоимость. Грамотное планирование - 50 % успеха проекта.

Ведение проекта

Сохранение базового плана

 Откройте панель «консультанта» Отслеживание.

Щелкните ссылку Сохранение базового плана для сравнения с последующими версиями.

После завершения начального процесса создания календарного плана (ввод задач, задание зависимостей, назначение ресурсов и возможных затрат, проверка и корректировка календарного плана) и до начала работы по календарному плану может возникнуть необходимость сохранить базовый план. Базовый план - это набор данных проекта, который вы сохраняете для того, чтобы сравнивать его с текущим состоянием проекта. Он состоит из первоначальных оценок задач, ресурсов, назначений и затрат, которые вводятся в план проекта. Как правило, один базовый план сохраняется по завершении планирования проекта и перед началом отслеживания выполнения работ.

Если этап планирования проекта занимает особенно много времени или была изменена область охвата проекта, можно сохранить несколько базовых планов, зафиксировав, как изменялись во времени содержащиеся в них значения. Впоследствии можно сравнить эти значения друг с другом и с фактически ми значениями. При анализе освоенного объема можно также указать, какие значения базового плана следует использовать для расчетов освоенного объема. При каждом сохранении базового плана записываются дата и время. Это облегчает отслеживание использования базового плана, а также момента последнего сохранения. Можно сохранить до 10 дополнительных базовых планов (всего 11).

В базовом плане сохраняются следующие сведения:

Лучше всего создавать базовый план после завершения и настройки плана проекта. Поскольку базовый план содержит данные, с которыми сравнивается фактический ход выполнения проекта, этот план должен содержать наиболее точные предварительные оценки для длительности задач, начальных и конечных дат, затрат, а также других переменных проекта, которые требуется отслеживать.

Сохранение нескольких базовых планов (до 11) особенно удобно для продолжительных проектов или для проектов, в которых запланированные задачи или затраты были значительно изменены, а данные первоначального базового плана больше не действительны.

Если вы еще не сохранили ни одного базового плана, панель Сохранение базового плана предлагает вам сделать это. Если хотя бы один базовый план сохранен, можно либо обновить его, либо сохранить новый. Кроме того, можно обновить не весь план, а какие-либо задачи в любом из существующих базовых планов, это может потребоваться, например, чтобы внести в базовый план пересмотренную оценку затрат.

Сохраните базовый план проекта. Щелкните ссылку Готово.

Настройка отслеживания хода проекта

Щелкните ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы надо проектом.

Первым шагом панель Ввод сведений о ходе выполнения предлагает вам определиться с тем, будут ли члены группы использовать Microsoft Project Server и Microsoft Project Web Access для отправки отчетов о ходе выполнения задач. Как вы прекрасно помните, работы с Microsoft Project Server не исследуются.

Откажитесь от использования Microsoft Project Server и Microsoft Project Web Access для отправки отчетов о ходе выполнения задач.

Щелкните ссылку Сохранить и перейти к шагу 2.

Шаг 2  - здесь нужно выбрать способ отслеживания хода выполнения каждой задачи. А способов этих три:

Выполнение проекта

А теперь начинается самое интересное - запускаем проект. Давайте установим три промежуточные отчетные точки проекта - 14, 21 и 28 мая 2004 года. 14 мая мы отработаем обновление процента завершения проекта, 21 мая и 28 мая - обновление фактических трудозатрат? (переделать на 2009 год)

Обновление процента завершения

Выберите способ отслеживания хода выполнения каждой задачи путем указания процента завершения по трудозатратам.

Щелкните ссылку Сохранить и закончить работу.

В панели «консультанта» Отслеживание щелкните ссылку Включение сведений о ходе выполнения проекта.

В поле Задайте дату отчета о состоянии выберите значение 14.05.2004.

Теперь предстоит в столбце «% завершения по трудозатратам» диаграммы Ганта вводить значения от 0 (никакие работы по задаче не выполнены) до 100 (все работы по задаче завершены) для каждой задачи, которую требуется обновить.

Какие именно задачи полностью или частично выполнены к вечеру 14 мая 2004 года? Подготовлены все юридические документы, написана часть сценариев Профи 2, Любителем 1, Студентом 2 и Студентом 3. Вот, собственно, и все. Введем соответствующие процентные значения завершения по трудозатратам:

 

На основе введенных данных Microsoft Project сделал собственные выводы о степени завершения суммарных задач и общей задачи проекта и отразил их на диаграмме Ганта.

 

Предупреждение: не редактируйте процент выполнения для суммарных задач! Microsoft Project позволяет это делать. Но не надо заниматься самообманом... Возьмите за правило водить значения процента выполнения только для подзадач. Проценты выполнения суммарных задач программа посчитает сама.

На панели Включение сведений о ходе выполнения щелкните ссылку Готово.

Переходим к процедуре контроля.

Щелкните ссылку Проверка хода выполнения проекта.

На диаграмме Ганта появился столбец «Индикатор состояния». Самое важное для вас, чтобы в нем не появлялись индикаторы задержки - «галочки» с восклицательными знаками. Индикаторы завершенных задач (обычные галочки) и задач, выполняемых по плану (двойные галочки), говорят о том, что все идет хорошо

 

Применив фильтр или группировку, можно изменить диаграмму Ганта для более наглядного представления рода или состояния задач. Фильтрация позволяет отобразить сведения только об интересующих вас задачах и ресурсах. Группировка упорядочивает отображаемые задачи по таким характеристикам, как длительность, приоритет или дата окончания.

На панели Проверка хода выполнения щелкните ссылку Готово.

 

Обновление фактических трудозатрат

Как мы уже договорились, 21 мая мы обновим фактические трудозатраты проекта. Для этого нужно вернуться к панели «консультанта» Настройка отслеживания (как описано в разделе «Настройка отслеживания хода проекта») и выбрать способ отслеживания хода выполнения каждой задачи путем указания фактических трудозатрат, после чего снова перейти к панели Включение сведений о ходе выполнения проекта.

В поле Задайте дату отчета о состоянии выберите значение 21.05.2004.

В поле Фактические трудозатраты на диаграмме Ганта нужно вводить фактические трудозатраты каждого ресурса по каждой задаче, которую требуется обновить. Вот какие данные нужно будет ввести:

 

Обратите внимание, что значение фактических трудозатрат по задаче «Сценарии №№ 25-46» составляло не ровно 3 дня, а 2,97 дня - из-за округления целого числа процентов, введенного 14 мая при использования метода обновления процента завершения.

Как обычно, все данные бесстрастно отражены на диаграмме Ганта (рис. 81).

Как видите, Microsoft Project суммирует фактические трудозатраты за каждый период для отображения фактических трудозатрат каждого ресурса, а также итоговые значения трудозатрат каждого ресурса для отображения итоговых трудозатрат по каждой задаче.

Теперь давайте выполним проверку хода проекта, как мы уже делали в разделе «Обновление процента завершения». Вроде бы пока все в порядке...

 

На панели Проверка хода выполнения щелкните ссылку Готово.

Теперь нужно вернуться к панели «консультанта» Включение сведений о ходе выполнения проекта и задать дату отчета о состоянии 28.05.2004.

Полученная диаграмма Ганта показана на рис.

Как вы понимаете, оставить значение «0 дней» для фактических трудозатрат Рецензента 3 не просто так, а чтобы устроить в нашей проектной группе небольшой аврал. Переключившись в режим проверки хода проекта, мы увидим, что у «Русского ролика» появились кое-какие проблемы: Рецензент 3 до сих пор не сделал ничего, вероятно, по болезни.

Что делать? Очевидно, придется отдать его работу двум другим рецензентам, которых мы попросим поработать в субботу. Для этого придется изменить их календарь, сделав субботу 29 мая 2004 года рабочим днем. Выполнение задач «Подготовка пакета документов для конкурса» и «Отправка всех документов на конкурс» Руководителем сдвинется на воскресенье и понедельник соответственно (Руководителю придется отказаться от воскресного выходного дня), но в целом проект будет выполнен в срок.

Совет номер один: чтобы не впутаться в процедуры выравнивания загрузки, изменяйте план в обратном порядке - сначала наиболее поздние задачи, потом - более ранние, от которых зависят более поздние. И совет номера два: когда вы будете решать подобные проблемы в реальной жизни, на всякий случай справляйтесь со статьей 99 Трудового кодекса РФ «Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя (сверхурочная работа)».

Решение проблемы показано на следующей диаграмме Ганта.

Теперь внесите последние изменения в ход проекта, которые нужно датировать 31 мая 2004 года, и произведите последнюю проверку выполнения. Если все нормально, то должно получиться, как на рис.

Завершение проекта
Сравнение хода выполнения

Самая интересная возможность панели Отчеты «консультанта» - Сравнение хода выполнения с базовым планом. Как вы помните, мы сохранили базовый план еще до начала выполнения проекта, следовательно, до того, как в проекте начались проблемы (которые были нами успешно разрешены).

На панели «консультанта» Отчеты щелкните ссылку Сравнение хода выполнения с базовым планом.

В данном представлении для каждой задачи отображаются два отрезка: нижний показывает даты начала и окончания по базовому плану, а верхний - даты начала и окончания по календарному плану. Фактическая степень завершения обозначается справа значением Процент завершения. Столбцы отклонений показывают разницу между датами начала и окончания в базовом и календарном планах.

Нижние отрезки на данной диаграмме показывают даты начала и окончания задач по базовому плану. Верхние отрезки показывают даты начала и окончания задач по текущему календарному плану с учетом хода выполнения проекта и изменений, вносимых в календарный план.

Стандартные представления

Microsoft Project содержит множество встроенных представлений. Представления отображают набор данных проекта в определенном формате. Ниже перечислены стандартные представления, которые можно получить инструментами панели «консультанта» Представления и отчеты. Все эти представления уже знакомы вам по ходу работы, поэтому обсуждать здесь детали не имеет смысла:

Календарь - месячный календарь, показывающий задачи и их длительность; используется для отображения задач, запланированных на конкретную неделю или диапазон недель;

Подробная диаграмма Ганта - список задач и связанных с ними сведений, а также диаграмма, показывающая временной резерв и запаздывание; используется для определения максимального запаздывания задачи, не влияющего на другие задачи;

Диаграмма Ганта - список задач и связанные с ними сведения, а также диаграмма, показывающая задачи и их длительность; используется для ввода и планирования списка задач;

Диаграмма Ганта с несколькими базовыми планами - в правой области представления разными цветами отображаются отрезки суммарных за  дач и подзадач по первым трем базовым планам (Базовый план, Базовый план1 и Базовый план2);

Сетевой график - показывает все задачи и зависимости между ними; используется для создания и настройки календарного плана в формате блок-схемы;

Схема данных - показывает предшественников и последователей одной задачи; в крупном проекте это представление позволяет сконцентрировать внимание на зависимостях конкретной задачи.

Форма ресурсов - форма для ввода и редактирования сведений о конкретном ресурсе;

График ресурсов - график, показывающий выделение, затраты или трудозатраты ресурсов во времени; используется для отображения сведений об одном ресурсе или группе ресурсов.

Лист ресурсов - список ресурсов и связанные с ними сведения; используется для ввода и редактирования сведений о ресурсах в формате электронной таблицы;

Использование ресурсов - список ресурсов с указанием сведений о выделении, затратах или трудозатратах для каждого ресурса во времени; используется для отображения распределения затрат и трудозатрат для каждого ресурса, а также для задания профилей загрузки ресурсов;

Форма задач - форма для ввода и редактирования сведений о конкретной задаче;

Лист задач - список задач и связанные с ними сведения; используется для ввода и планирования задач в формате электронной таблицы;

Использование задач - список задач с назначенными ресурсами, сгруппированными под каждой задачей; используется для просмотра назначения ресурсов конкретным задачам, а также для задания профилей загрузки ресурсов;

Диаграмма Ганта с отслеживанием - список задач и связанные с ними сведения, а также диаграмма с отрезками для каждой задачи по базовому и календарному планам; используется для сравнения базового плана с фактическим.

Стандартные отчеты

В этом разделе приведены три примера стандартных отчетов, наиболее типичных для использования в проектах Microsoft Project.

Сводка по проекту отображает даты начала и окончания проекта и данные по длительности проекта - по базовому плану и фактические, а также величины отклонений.

 

Отчет о движении денежных средств показывает затраты по каждой задаче на каждую из дат обновления хода выполнения задач и итоговые размеры затрат. Финальная цифра - 3508 долларов - показывает, что, несмотря на определенные отклонения в ходе проекта, мы ни на один цент не отклонились от сметы.

Наконец, отчет об использовании ресурсов аналогичен по формату отчету о движении денежных средств, но отображает использование трудовых и материальных ресурсов.

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Создайте диаграмму Ганта для перечисленных ниже работ. Разбиение на фазы проведите самостоятельно. Планирование произведите по методике планирования от даты начала проекта. Отформатируйте диаграмму. Постройте сетевой график работ.

В каждом варианте задания дополнительно запланировать еженедельное совещание по проблематике проекта продолжительностью 2 часа.

Сохраните созданный проектный файл для дальнейшего использования.

ЗАДАНИЕ

График разработки и внедрения программного комплекса приведен на рисунке.

   

 

Работы:

1)                Предварительное определение перечня и структуры выдаваемых документов, информационных массивов и характеров их использования (40 дней).

2)                Разработка общей схемы решения задачи, утверждение перечня и форм выдаваемых документов, выдача задания на программирование (30 дней).

3)                Определение структур данных и способов кодирования информации (35 дней).

4)                Обеспечение формирования исходных данных (20 дней).

5)                Обеспечение формирования нормативных массивов (12 дней).

6)                Обеспечение формирования базовых массивов (30 дней).

7)                Разработка программного обеспечения (100 дней).

8)                Отладка программ (30 дней).

9)                Техническое обеспечение решения задачи (12 дней).

10)           Организационное обеспечение решения задачи (20 дней).

11)           Опытно-промышленная проверка (30 дней).

12)           Корректировка по результатам проверки (60 дней).

 

Создайте необходимые ресурсы и назначьте их задачам. Ресурсы, которые могут быть использованы при выполнении некоторой работы, приведены в таблицах. Назначение на работу может выполняться не для каждого ресурса из перечисленных. Ресурс, назначение которого на работу обязательно помечен (+), из группы сотрудников одинаковой квалификации, помеченных (*) должно быть назначено не менее одного. Все или часть ресурсов могут быть назначены на работу не на 100%. После назначения ресурсов провести их оптимизацию.

 

Наименование работы

Доступные ресурсы

Тип задачи

Профиль загрузки всех назначенных ресурсов

Подготовительная работа

(*)Аналитик 1

(*)Аналитик 2

(+)Компьютер 1

(+)Принтер 1

(+)Сканер 1

(+)Бумага 25л/д

Фиксированные трудозатраты

Поздний пик

Анализ требований к системе

(*)Аналитик 2

(*)Аналитик 3

(+)Начальник аналитического отдела

(+)Начальник отдела программирования

(+)Компьютер 1

(+)Принтер 1

Фиксированные трудозатраты

Поздний пик

Проектирование архитектуры системы

(*)Аналитик 1

(*)Аналитик 3

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(*)Программист 3

(+)Начальник аналитического отдела

(+)Начальник отдела программирования

(*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

(+)Принтер 1

Фиксированные трудозатраты

Плоский

Анализ требований к ПО

(*)Аналитик 1

(*)Аналитик 2

(+)Техник 1

(+)Техник 2

(+)Программист 2 (*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

 

Фиксированная длительность

Загрузка в конце

Проектирование архитектуры ПО

(*)Аналитик 1

(*)Аналитик 3

(*)Техник 1

(*)Техник 2

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(*)Программист 3

(*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

 

Фиксированные трудозатраты

Черепаха

Детальное проектирование ПО

(*)Тестер 1

(*)Аналитик 1

(*)Аналитик 3

(*)Техник 1

(*)Техник 2

(*)Программист 2

(*)Программист 3

(*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

 

Фиксированные трудозатраты

Черепаха

Кодирование  тестирование ПО

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(*)Программист 3

(+) Начальник отдела программирования

(*)Техник 1

(*)Техник 2 (*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

(*)Тестер 1

Фиксированные трудозатраты

Поздний пик

Интеграция ПО

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(*)Программист 3

(+) Начальник отдела программирования

(*)Техник 1

(*)Техник 2 (*)Компьютер 1

(*)Компьютер 2

(*)Компьютер 3

(*)Компьютер 4

(*)Компьютер 5

(*)Компьютер 6

(*)Тестер 1

Фиксированные трудозатраты

Плоский

Квалификационное тестирование ПО

(*)Тестер 1

(*)Тестер 2

(*)Электроник 1

(*)Электроник 2

(+)Системный администратор 1

(*)Системный администратор 2

(+)Компьютер 5

(+)Компьютер 6

 

Фиксированная длительность

Ранний пик

Интеграция системы

(*)Тестер 1

(*)Тестер 2

(*)Электроник 1

(*)Электроник 2

(+)Начальник аналитического отдела

(+)Начальник отдела программирования

Фиксированная длительность

Плоский

Установка ПО

(+)Техник 1

(+)Техник 2

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(+)Начальник аналитического отдела

(+)Начальник отдела программирования

Фиксированные трудозатраты

Плоский

Приемка ПО

(*)Программист 1

(*)Программист 2

(+) Начальник отдела программирования

Фиксированные трудозатраты

Загрузка в конце

 Описание ресурсов

Наименование ресурса

Предельная доступность

Стоимость ресурса (руб./день)

Обычная

Сверхурочная

Начальник аналитического отдела

100%

700

1400

Начальник отдела программирования

100%

700

1400

Начальник отдела тестирования

100%

600

1200

Аналитик 1

100%

500

1000

Аналитик 2

50%

300

600

Аналитик 3

50%

300

600

Техник 1

100%

150

300

Техник 2

50%

100

200

Программист 1

100%

500

1000

Программист 2

100%

600

1200

Программист 3

50%

500

1100

Тестер 1

100%

400

800

Тестер 2

25%

350

700

 

kann man viagra in apotheken kaufen viagra rezeptfrei bestellen ohne kreditkarte generic viagra online pharmacy canada